W porównaniu Asana vs Notion koncentrujemy się na wysokopoziomowych aspektach narzędzi do zarządzania pracą. By zrozumieć, dlaczego tak do tego podeszliśmy i dlaczego szerszy obraz aplikacji jest ważniejszy niż porównanie ficzerów, czytaj dalej.
Na co zwykle należy zwrócić uwagę porównując aplikacje do zarządzania projektami czy pracą?
Praktycznie każda “wiodąca” aplikacja do zarządzania zadaniami/projektami/pracą ma niemal identyczny zestaw funkcji. Przygotowywanie tabelek z porównaniem funkcjonalności nie ma sensu – można je znaleźć w google po wpisaniu asana vs monday/clickup/jira itp.
Sprawa wygląda inaczej w przypadku Notion, które zostało zaprojektowane z inną filozofią niż wymienione wcześniej narzędzia.
Przed rozpoczęciem muszę wspomnieć, że poniższy tekst jest stronniczy, bo ostatecznie z tych 2 systemów wybraliśmy Asanę i obecnie na niej opieramy głęboko idące transformacje. Opiszę też dlaczego tego wyboru trzymamy się od 2011 roku.
Zanim zaczniemy porównywać Asanę i Notion, spójrzmy na to,
Czemu Notion zdobył tak ogromną rzeszę fanów
I na dodatek niezwykle dobrze zorganizowanych. Samozwańczy ambasadorzy aplikacji spotykają się bez jakichkolwiek benefitów finansowych, by wymieniać się pomysłami, jak robią notatki:
Notion to taki szwajcarski scyzoryk wśród aplikacji do zarządzania pracą. To nie jest tylko aplikacja do tworzenia notatek czy listy zadań do zrobienia. To nie jest tylko CRM czy narzędzie do zarządzania projektami. To wszystko naraz! Zamiast skupiać się na jednej niszy, jak większość start-upów, Notion od początku istnienia łamie wszelkie założenia i tworzy potwora, który może wszystko. Jeżeli korzystałeś, to wiesz, że w tym wypadku to działa!
Ale to nie wszystko. Notion korzysta z tak zwanego „efektu IKEA„: kiedy kupujesz mebel w IKEA, składasz go sam, a potem patrzysz na niego z dumą i myślisz: „Tak, ja to zbudowałem!”. Notion działa dokładnie tak samo. Spędzasz godziny na tworzeniu swojego idealnego szablonu, optymalizujesz bazę danych, dopasowujesz wszystko do swojego stylu życia i pracy. Kiedy skończysz, patrzysz na to i myślisz: „Tak, to jest mój system, ja go stworzyłem!”. To jest naprawdę potężne uczucie, wiążące Cię emocjonalnie z produktem. Niezależnie od jego jakości.
Na koniec, Notion zbudował silny „metagame” – czyli grę wokół gry. Tak jak Pokemon to nie tylko bajka anime, to karty do gry, tysiące for dyskusyjnych, żetony, strategie. Podobnie działa to w przypadku Notion – platforma nie jest tylko narzędziem. Jest to cała społeczność zrzeszona wokół niego: tysiące filmów na YouTube pokazujących, jak skonfigurować apkę, ludzie sprzedający szablony, firmy zbudowane wokół Notion. To wszystko kreuje ogromną infrastrukturę wokół narzędzia, która pomaga ludziom nauczyć się go używać i dostosować do indywidualnych potrzeb. Plus oczywiście jest to bezpłatny marketing na ogromną skalę.
Skoro wygląda to tak różowo, to:
Gdzie Notion kuleje?
Jego najsilniejsza strona – wszechstronność – jest jednocześnie jego największą wadą. Ważne jest, żebyś zrozumiał dlaczego.
Młotek Maslowa, znany również jako prawo narzędzia, to błąd poznawczy polegający na nadmiernym poleganiu na znanym narzędziu. Jak mówi powiedzenie, „jeśli wszystko, co masz, to młotek, wszystko zaczyna wyglądać jak gwóźdź”. Ten koncept, przybliżony przez Abrahama Maslowa w 1966 roku, jest jedną z kluczowych zasad psychologicznych, które sprawiają, że użytkownicy próbują używać Notion jako narzędzia do wszystkiego.
Prowadzi to do sytuacji, w której Notion jest wykorzystywany do zadań, do których może nie być najlepszym narzędziem.
Wielu użytkowników, którzy zawzięcie budowali skomplikowane systemy notatek, “drugi mózg”, bazę kontaktów, listy zadań, itp. zrozumiało, że więcej czasu spędzali na budowaniu ekosystemu produktywności, niż na samym byciu produktywnym. To spowodowało, że narzędzie pochłonęło czas, zamiast go oszczędzać.
Ostatecznie, po wielu miesiącach konfiguracji, dedykowane aplikacje, czyli Asana, Clickup, Monday, Todoist okazały się bardziej praktycznymi narzędziem właśnie dzięki przemyślanym funkcjonalnościom dopasowanym od razu do nadrzędnego celu – zwiększenia produktywności przy zminimalizowaniu działań organizacyjnych. I to one dla wielu entuzjastów Notion stały się finalnie docelowym rozwiązaniem. Oczywiście nie dla wszystkich – część osób i firm nadal poświęca ogrom czasu na stworzenie idealnego systemu do zarządzania życiem lub zespołem.
Przejdźmy teraz do próby porównania tych 2 systemów, a dokładniej:
Czym powinieneś kierować się przy wyborze aplikacji do zarządzania organizacją?
Właściwe pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi: czy ludzie będą z tego korzystać?
Jeśli tak, to zapytaj: Jak długo?
Tak naprawdę, narzędzia to jedynie wierzchołek góry lodowej:
Platforma jest częścią składową całego systemu pracy (góry lodowej), w którym wszystkie aspekty są równie istotne. A właśnie te niewidoczne warstwy wpływają na to, jak współpracuje Twój zespół i ostatecznie cała organizacja.
Na Twój system pracy składają się:
Uświadomienie sobie tego jest kluczem do pełnego wykorzystania potencjału zespołu i do stworzenia środowiska, w którym wszystkie te elementy są ze sobą w harmonii.
Do tego wniosku doszedłem ja i inni konsultanci, z którymi obecnie współpracujemy.
Jeżeli potrzebujesz
Płaszczyzn porównania,
oto one:
Najbardziej oczywiste, do których nie potrzebujesz tego artykułu:
- Relacja ceny do wartości – per użytkownik, licencje Asany kosztują więcej, ale dostarczona wartość i zaoszczędzony czas to wynagradza
- Integracje z innymi narzędziami – Asana wygrywa ilością i sposobem integracji z innymi narzędziami do pracy w zespołach
- Wsparcie dla klienta – Asana oferuje szybszy support, w tym w polskiej wersji u dedykowanego partnera (czyli nas 🙂 )
Najistotniejsze:
Czas adaptacji do nowego środowiska
- Czas wdrożeń cyfrowych systemów to jeden z głównych czynników decydujących o powodzeniu lub porzuceniu tego typu przedsięwzięć (metaanaliza dokonana przez autora książki “Why digital transformations fail”).
- Czas adaptacji do Asany jest znacznie krótszy, ponieważ jest to narzędzie skoncentrowane na zarządzaniu projektami. Nadal jednak pozwala tworzyć widoki przydatne dla ról kierowniczych (management, C-suite) i twórczych (graficy, inżynierowie, programiści) oraz skalować się wraz z wielkością organizacji – od kilkuosobowych zespołów do multi-dywizyjnej korporacji.
- Elastyczność Notion pozwala tworzyć przez użytkowników ekosystem dostosowany do ich potrzeb, co może sprawić, że proces adaptacji będzie bardziej angażujący i przyjemny. Jednak ten proces dostosowywania jest również czasochłonny, co prowadzi do dłuższego czasu adaptacji, a czasem porzucenia przez mniej techniczne osoby.
Krzywa uczenia się
- Asana jest skupiona w swojej filozofii i interfejsie na zarządzaniu projektami i pracą tak, aby były intuicyjne i łatwe w użyciu. Asana oferuje wiele funkcji, które mogą początkowo wydawać się przytłaczające, ale z czasem stają się intuicyjne. W trakcie wdrożeń wykorzystywana jest początkowo jedynie część z nich. Wraz z zaprzyjaźnieniem się z interfejsem, dodawane są kolejne, z wyższych planów cenowych. Skomplikowanie architektury informacji także następuje z czasem, wraz z rozwojem organizacji i doświadczenia użytkowników.
- Notion, z drugiej strony, to narzędzie wielozadaniowe, które może funkcjonować jako aplikacja do robienia notatek, lista zadań, CRM i narzędzie do zarządzania projektami. Jednak elastyczność i opcje dostosowywania w Notion mogą prowadzić do stromej krzywej uczenia się.
Trwałość wykorzystania narzędzia
W obu przypadkach trwałość wykorzystywania narzędzia zależy od uprawomocnienia liderów zmian, sprawdzonego procesu wdrożeniowego, prędkości powstawania gotowego środowiska pracy i metod adresowania problemów pracy w poprzednim systemie i tym docelowym.
Do pełnego porównania pozostaje nam jeszcze…
Dlaczego wybraliśmy Asanę?
Zanim zdecydowałem się wdrażać Asanę w organizacjach, byłem jej beta testerem w 2011. I nie było to jedyne oprogramowanie, które weryfikowałem równolegle w przedsięwzięciach i zespołach, których byłem członkiem.
W tamtych zamierzchłych czasach konkurencja nie była tak silna:
- Evernote, który bardziej przypominał notatnik, mimo że pretendował do systemu umożliwiającego wdrożenie GTD (Getting Things Done),
- Todoist/Wedoist, który był zbyt prosty nawet do zarządzania małym zespołem,
- Springpad, który ostatecznie upadł,
- i jeszcze kilka innych.
Później pojawili się znacznie silniejsi konkurencji:
- dapulse (później rebrandowany na monday.com)
- Clickup
Jednak dojrzałość Asany, ilość możliwych integracji, a także ogromna łatwość wdrożenia i pozostania w centrum komunikacji w zespołach, zadecydowała o wyborze tego narzędzia jako fundament naszego frameworka:
Natomiast Asana jest tylko częścią całej układanki, jaką jest sprawnie działająca organizacja. Dostrzegamy potencjał, jaki zyskują zespoły wraz z jej wprowadzeniem.
Co więcej, uczestniczymy w regularnym wsparciu ponad 80-ciu organizacji, które wdrożyły ją już z naszą pomocą.
W naszym mniemaniu, Asana doskonale inicjuje zmianę nawyków i sposobu myślenia o celach, projektach i zadaniach.
Dlatego w Remote Sensei łączymy twarde umiejętności wykorzystania funkcjonalności Asany z umiejętnościami miękkimi członków zespołu takimi jak samoorganizacja, balans życia i pracy oraz budowanie współodpowiedzialności pomiędzy pracownikami.
Ostatecznie, razem z Asaną przekazujemy doświadczenie w zarządzaniu projektami, przywracamy chęć do działania, by ostatecznie stworzyć środowisko, w którym się “łatwo pracuje”.
for freedom.
