Jira - stworzona do obsługi ticketów w projektach IT; Asana - od początku budowana do zarządzania pracą organizacji. Wyewoluowały do podobnych zestawów funkcjonalności, ale decyzję o wyborze narzędzia powinieneś podjąć w oparciu o coś zupełnie innego.
W tym przewodniku:
    Add a header to begin generating the table of contents

    Czym powinieneś kierować się przy wyborze aplikacji do zarządzania organizacją?

    Właściwe pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi: czy ludzie będą z tego korzystać? 

    Jeśli tak, to zapytaj: Jak długo?

    Tak naprawdę, narzędzia to jedynie wierzchołek góry lodowej:

    Platforma jest częścią składową całego systemu pracy (góry lodowej), w którym wszystkie aspekty są równie istotne. A właśnie te niewidoczne warstwy wpływają na to, jak współpracuje Twój zespół i ostatecznie cała organizacja. 

    Na Twój system pracy składają się:

    Uświadomienie sobie tego jest kluczem do pełnego wykorzystania potencjału zespołu i do stworzenia środowiska, w którym wszystkie te elementy są ze sobą w harmonii. 

    Do tego wniosku doszedłem ja i inni konsultanci, z którymi obecnie współpracujemy.

    Jeżeli potrzebujesz

    Płaszczyzn porównania,

    oto one:

    Integracje z innymi narzędziami 

    • Asana: wygrywa ilością i sposobem integracji z innymi narzędziami do pracy w zespołach.
    Asana oferuje setki aplikacji w kilkunastu kategoriach.
    • Jira: faworyzuje integracje związane z wytwarzaniem oprogramowania, co widać już po kategoriach integracji (np. deployments, code review, integracje związane z repozytoriami kodu itd.) Wiele funkcjonalności natywnych dla Asany, a przydatnych w zespołach innych niż programistyczne, trzeba w Jirze zapewnić zewnętrznymi aplikacjami.
    Kategorie aplikacji w Jirze, jak code quality, code review, continuous integration, deployment i inne wskazują na domyślny charakter aplikacji związany z wytwarzaniem i utrzymaniem oprogramowania oraz supportem IT.
    Nie tylko typy integracji, ale też szablony globalnych automatyzacji w Jirze wskazują na programistyczny charakter narzędzia: podzielone są na kategorie oprogramowanie, DevOps i zarządzanie usługami IT.

    Wsparcie dla klienta

    • Asana : oferuje szybszy support, w tym w polskiej wersji u dedykowanego partnera (czyli nas 😀 ). Czas reakcji zarówno support Asany, jak i Remote Sensei, to w większości zgłoszeń kilka godzin.  Nasi klienci otrzymują dedykowany formularz zgłoszeniowy w celu skorzystania z supportu i dedykowany zespół ekspertów technicznych.
    Oferujemy support dedykowany klientowi i poszczególnym zespołom wewnątrz organizacji.
    • Jira: czas reakcji na zgłoszenie to, w zależności od typu zgłoszenia, do 2 dni roboczych. Brak dedykowanych formularzy i ekspertów.

     

    Interfejs użytkownika

    • Asana: Posiada intuicyjny i estetyczny interfejs, cechujący się prostotą i łatwością korzystania. To narzędzie skoncentrowane na elastyczności i intuicyjności. Aplikacja jest podzielona na sidebar i część centralną, co umożliwia zunifikowany widok na zespoły i projekty oraz łatwy dostęp do celów, portfolio i raportów, czego nie można powiedzieć o Jirze. Asana posiada też funkcjonalność o nazwie skrzynka odbiorcza, która umożliwia komunikację członkom zespołów w Asanie, odciążając wewnętrzną komunikację w innych narzędziach.
    Pasek boczny Asany zapewnia szybki dostęp do portfolio, celów, raportów i zapewnia widoczność zespołów.
    • Jira: Jest bardziej złożona, szczególnie dla nowych użytkowników. Interfejs Jiry jest bardziej techniczny i wymaga dużej wprawy do płynnego poruszania się w narzędziu. Jira oferuje zaawansowane funkcje konfiguracji, co bez jej bardzo dobrej znajomości, jest trudne, zwłaszcza dla nowych użytkowników. Jira nie posiada funkcjonalności umożliwiających komunikację.
    Brak paska bocznego Jiry i zunifikowanego widoku na zespoły podczas przeglądania projektów.
    Konieczność przełączania się pomiędzy różnymi produktami Atlassian za pomocą Switchera utrudnia korzystanie. Komplikuje też typy i sposoby rozliczeń.

    Zarządzanie projektem i zadaniami

    • Asana: Jako jedno z niewielu narzędzi do  zarządzania pracą na rynku, skaluje się wraz z rozwojem projektu i organizacji. Potrafi zaspokoić potrzeby zarówno osoby potrzebującej darmowej checklisty czy kilkuosobowego zespołu, ale też potrafi zintegrować pracę międzynarodowej korporacji liczącej tysiące osób, w 1 miejscu. Projekty są łatwe do konfiguracji i dostosowania do potrzeb różnego typu zespołów.
    Sekcja Moje Zadania w Asanie pozwala kontrolować i planować swoją pracę, przy jednoczesnej możliwości przełączenia się na dowolny projekt jednym kliknięciem na pasku bocznym.
    • Jira: Oficjalnie zaprojektowana jako narzędzie do śledzenia błędów (ang. issue tracking) dla projektów programistycznych, ale później rozszerzona do zarządzania projektami. Ze względu na mnogość produktów Atlassian: Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management, Jira Product Discovery i konieczność przełączania się pomiędzy nimi za pomocą Atlassian Switcher, korzystanie z Jiry i jej właściwa konfiguracja są skomplikowane. Wiele funkcjonalności posiada gradację (basic, standard) w zależności od produktu i planu, co jeszcze bardziej komplikuje korzystanie z Jiry. Same automatyzacje podzielone są na globalne, multiprojektowe i dotyczące pojedynczego projektu. 
    Atlassian Switcher to funkcja przełączania się pomiędzy różnymi produktami Atlassian i zewnętrznymi aplikacjami. Nie są one zintegrowane w głównym widoku obszaru roboczego Jiry. By zobaczyć inne produkty/projekty niż obecne, trzeba opuścić dotychczasowy widok.

    Typy projektów 

    • Asana: Od początku zaprojektowana do zarządzania projektami różnego typu i zadaniami o różnym charakterze, przez co doskonale sprawdza się w zespołach sprzedażowych, marketingowych, graficznych i UX-owych, zakupowych, HR, obsłudze klienta, supporcie. Taski, czyli zadania w Asanie nie noszą znamion systemu kolejkowego i mają uniwersalny charakter. W widoku tablicy widoczny jest podgląd materiałów graficznych załączonych do zadań.
    Dzięki widoczności załączników graficznych w widoku tablicy, Asana sprawdza się idealnie w pracy zespołów graficznych, UI/UX-owych, marketingowych i innych zespołów kreatywnych.
    • Jira: Początkowo zaprojektowana dla projektów związanych z programowaniem, takich jak śledzenie błędów. Wraz z rozwojem produktu została dostosowana do obsługi różnych rodzajów projektów, jednak ticketowość Jiry jest bardzo odczuwalna. Zadania są zgłoszeniami i umieszczane są w tzw. kolejkach. Ze względu na swój techniczny charakter, Jira jest słabo przystosowana do pracy zespołów kreatywnych (marketing, design, UX/UI), a jej funkcjonalności nie są przystosowane do pracy z np. grafiką, materiałami wizualnymi (przykładowo w widoku tablicy, dołączone do zgłoszeń obrazy nie są widoczne). Większość funkcjonalności Jiry jest związana z ticketową obsługą incydentów technicznych w projektach IT, które to funkcjonalności nie są przydatne z punktu widzenia innych typów projektów (np. widok badania incydentu, sandbox, ścieżki wydawania).
    Jira zaprojektowana została jako system do zgłaszania błędów przy wytwarzania oprogramowania i jej ticketowość jest odczuwalna podczas korzystania.

    Cena

     

    • Jira: Ma złożone modele cenowe, z opcją płatności za użytkownika lub za instancję, w zależności od wersji i produktów (Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management), ale też w zależności od miejsca na dane, co tworzy skomplikowaną siatkę zależności i limitów wykorzystania. Wiele funkcjonalności, jak zarządzanie zasobami i konfiguracjami, dostępnych jest dopiero w wyższym planie niż pierwszy płatny.

     

    Czas adaptacji do nowego środowiska i krzywa uczenia się

    • Asana: Czas adaptacji jest znacznie krótszy, ponieważ jest to narzędzie skoncentrowane na zarządzaniu projektami. Nadal jednak pozwala tworzyć widoki przydatne dla ról kierowniczych (management, C-suite) i twórczych (graficy, inżynierowie, programiści). Mapowanie procesów do Asany jest dużo szybsze niż w przypadku innych narzędzi. Jest skupiona w swojej filozofii i interfejsie na zarządzaniu projektami i pracą tak, aby były intuicyjne i maksymalnie łatwe w użyciu. W trakcie wdrożenia Asana umożliwia początkowo korzystanie jedynie z części funkcji. Wraz z zaprzyjaźnieniem się z interfejsem, można dodawać kolejne, z wyższych planów cenowych. Poziom skomplikowania architektury informacji jest niewielki, ale można go zwiększać wraz z rozwojem organizacji i doświadczenia użytkowników.
    W widoku celu W Asanie można sprawdzić cele podrzędne oraz powiązane projekty lub portfolia.
    • Jira: Ze względu na złożoność i techniczny charakter, tworzenie optymalnego środowiska pracy jest trudne do opanowania i konfiguracji, przez co adaptacja Jiry do potrzeb różnych zespołów jest czasochłonna, a mapowanie wielu procesów, np. sprzedażowych czy związanych z zarządzaniem dostawcami, bardzo trudne lub niemożliwe. 

     

    Trwałość wykorzystania narzędzia

    • Asana: Ze względu na uniwersalny, prosty, a jednocześnie bogaty w funkcjonalności charakter, współczynnik pełnego wykorzystania Asany jest wysoki. Większość naszych klientów wykorzystuje Asanę w co najmniej 60%, a okres korzystania z niej liczony jest w latach. Asana Inc. może udowodnić udane, trwałe wdrożenia w różnych branżach: e-commerce, marketingu, branży turystycznej, nieruchomości i wielu innych.
    Widok portfolio w Asanie z projektami dotyczącymi planu operacyjnego sprzedaży.
    • Jira: Ze względu na złożoność i przystosowanie do wytwarzania oprogramowania i projektów utrzymaniowych wytworzonych już systemów, adaptacja Jiry przynosi wartość głównie w zespołach obsługujących zgłoszenia, z kolei zespoły sprzedażowe, marketingowe, projektowe i tak są zmuszone do wspomagania się innymi narzędziami do zarządzania pracą.
    Jira została stworzona jako system do obsługi ticketów, przez co nie jest tak uniwersalna, jak Asana.

    Do pełnego porównania pozostaje nam jeszcze…

    Dlaczego wybraliśmy Asanę?

    Zanim zdecydowaliśmy się wdrażać Asanę w organizacjach, testowaliśmy jej wersję beta w 2011. Nie było to jedyne oprogramowanie, które weryfikowaliśmy równolegle i cyklicznie robimy to nadal. 12 lat później, ciągle uważamy Asanę za najlepsze narzędzie do zarządzania pracą zarówno niewielkich, jak i dużych organizacji.

    Dojrzałość Asany, ilość możliwych integracji, a także ogromna łatwość wdrożenia i pozostania w centrum komunikacji w zespołach, zadecydowała o wyborze tego narzędzia jako fundament frameworka Remote Sensei:

    Natomiast Asana jest tylko częścią całej układanki, jaką jest sprawnie działająca organizacja. Dostrzegamy potencjał, jaki zyskują zespoły wraz z jej wprowadzeniem. 

    Co więcej, uczestniczymy w regularnym wsparciu ponad 80-ciu organizacji, które wdrożyły ją już  z naszą pomocą. 

    Asana doskonale inicjuje zmianę nawyków i sposobu myślenia o celach, projektach i zadaniach. 

    Dlatego w Remote Sensei łączymy twarde umiejętności wykorzystania funkcjonalności Asany z umiejętnościami miękkimi członków zespołu takimi jak samoorganizacja, balans życia i pracy oraz budowanie współodpowiedzialności pomiędzy pracownikami.

    Ostatecznie, razem z Asaną przekazujemy doświadczenie w zarządzaniu projektami, przywracamy chęć do działania, by ostatecznie stworzyć środowisko, w którym się “łatwo pracuje”.

    Różnice w funkcjonalnościach Asany i Jiry

    Asana Jira
    PODSTAWOWE WIDOKI
    cele ✅ ❌
    portfolia projektów ✅ ❌
    ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
    szablony dla powtarzalnych projektów ✅ ❌
    monitorowanie KPI/OKR ✅ ❌
    ścieżki akceptacji dla różnych elementów projektu ✅ ❌
    statusy projektów ✅ ❌
    ZARZĄDZANIE ZADANIAMI
    kamienie milowe ✅ ❌
    daty cykliczne z aut. odnowieniem zadań ✅ ❌
    KOMUNIKACJA
    skrzynka odbiorcza ✅ ❌
    szablony dla powtarzalnych zadań ✅ ❌
    wiadomości dla każdego projektu ✅ ❌
    DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI
    mierzenie czasu zadań ✅ ❌
    kreator raportów ✅ ❌
    CRM/Baza klientów ✅ ❌
    załączniki i obrazy w widoku tablicy ✅ ❌
    informacje o urlopie ✅ ❌
    personalizacja interfejsu ✅ ❌
    zarządzanie długością sesji użytkownika ❌ ✅
    środowisko piaskownicy ❌ ✅
    kontrola wydań ❌ ✅
    historia zmian ✅ ❌
    logowanie 2-etapowe ✅ ❌
    logowanie się klientów ✅ ❌
    obserwacja postępu projektu bez konta w narzędziu ✅ ❌