Wprowadzenie nowego narzędzia to rewolucja i wielopłaszczyznowy proces.
Pewnie dlatego szukasz odpowiedzi na pytanie od czego w ogóle zacząć testowanie Asany?
W tym artykule tego się dowiesz.
Zrozumiesz też jak używać Asany i wprowadzić do niej pozostałych członków zespołu.
Zanim to się stanie, ustalmy, dlaczego przetestowanie Asany nie jest takie łatwe.
Zacznijmy od podstaw.
Twoja praca domowa przed testami
Większość osób, które pyta nas o Asanę, chce po prostu konkretnych rekomendacji.
Słyszymy pytania typu:
- jak powinienem rozłożyć zespoły i projekty?
- jaki będzie dla mnie najlepszy system zarządzania projektami?
- w jaki sposób ustawić sekcje w projektach?
- itp.
Być może, podobne ‘niewiadome’ chodzą i Tobie po głowie.
Jednak znalezienie odpowiedzi na te pytania nie jest jednoznaczne i zaczyna się gdzieś indziej.
Znacznie łatwiej na nie odpowiedzieć, poprzedzając je trzema strategicznymi pytaniami.
- Jakie wyzwania chcesz rozwiązać, wdrażając Asanę?
- Jakie cele Asana ma wspierać?
- Jakie nawyki pracy chcesz wprowadzić dzięki Asanie?
To od tych pytań, a raczej odpowiedzi na nie, warto uzależnić dalsze testowanie i wdrożenie Asany.
Już wyjaśniam dlaczego.
Jeśli najpierw doprecyzujesz blokady występujące w Waszym systemie, będzie Ci łatwiej zbudować strukturę zespołów i projektów w sposób sprzyjający ich rozwiązaniu.
Tak samo powinieneś postąpić z Asaną. Jak określisz progres, który chcesz mierzyć, cele i kamienie milowe, będzie CI łatwiej zaadaptować strategie zarządzania w Asanie i wykorzystać nowe widoki i funkcjonalności.
Musisz zrozumieć, co ma się zmienić i poprawić dzięki Asanie. To zdeterminuje sposób jej wdrożenia i wykorzystania.
W przeciwnym razie, może dojść do ‘wdrożenia dla wdrożenia’ lub do ‘testów dla testów’, bez jasnego zrozumienia powodów działania, a w rezultacie do porzucenia narzędzia.
Dlatego zachęcam do odpowiedzi na strategiczne pytania zanim przejdziesz do testów.
Twoją pracą domową jest uzyskanie odpowiedzi na te pytania od każdej osoby, która będzie testować i potencjalnie wdrażać Asanę.
Pytania możecie rozbić na bardziej precyzyjne i ‘dociekliwe’ , a następnie przeprowadzić mini audyt wewnątrz swojego zespołu czy organizacji.
Jeśli każdy z Was odpowie na serię takich pytań, będziecie mieli dużo wartościowych informacji na temat tego, dlaczego Asana miałaby Wam pomóc i jak poszczególne osoby widzą jej zastosowanie.
Innymi słowy – gdzie widzą jej wartość i co ich przekona do późniejszego jej wykorzystania.
A to jest szalenie ważne – jeśli nie najważniejsze – w kontekście wykorzystania tego narzędzia.
W końcu ma ono służyć głównie pracy zespołowej.
Pamiętaj, chcesz uzyskać odpowiedzi na 3 strategiczne pytania.
- Jakie wyzwania chcesz rozwiązać wdrażając Asanę?
- Jakie cele chcesz aby Asana wspierała?
- Jakie nawyki pracy chcesz wprowadzić, dzięki Asanie?
Jak już będziesz miał spisane odpowiedzi, możesz przystąpić do testów.
Zanim natomiast zaczniesz testy, upewnij się, czy Asana to faktycznie narzędzie, którego szukasz.
Czym jest, a czym nie jest Asana?
Asana to narzędzie oparte o najistotniejsze w dzisiejszych czasach funkcjonalności wspierające zarządzanie pracą i projektami.
I nie jest ich wcale mało…
Niezrozumienie skali Asany oraz nierozplanowane podejście do testów, doprowadza zespoły do porzucenia tego narzędzia i pozostania w starych nawykach pracy.
Często kosztem cennego czasu i dodatkowej inwestycji.
To, co przekazujemy w tym artykule, może Was przed tym uchronić.
Opisane niżej podejście ułatwi Ci sprawdzenie, czy i jak Asana może podnieść standardy Waszych procesów i współpracy między pracownikami.
Pewnie chcesz już na tym etapie dowiedzieć się konkretniej czym jest Asana, zgadza się?
Już tłumaczę…
To aplikacja do wielopłaszczyznowej organizacji pracy zespołów.
Z jej pomocą odwzorujesz struktury wewnątrz organizacji i zdigitalizujesz koordynację projektów, znacznie ułatwiając współpracę między pracownikami.
Szczególnie kiedy do tej pory zarządzaliście pracą w mailach, excelach czy mniej zaawansowanych narzędziach.
Aby to lepiej zrozumieć, zobacz poniżej przedstawioną Piramidę Klarowności.
Wyobraź sobie, że Piramida przedstawia Twoją organizację.
Na jej szczycie, jest Wasza misja. W dużym skrócie, jest to powód istnienia zespołów i projektów. To z niej wynika Wasza codzienna praca.
Lub przynajmniej powinna 🙂
Aby była realizowana, potrzebne są cele. W Asanie mogą być przypisane do organizacji, zespołów i pojedynczych osób.
Dzięki nim wszyscy wiedzą, do czego dążą i jaki ma być rezultat ich działań.
Aby zarządzać realizacją celów i ich progresem, schodzimy poziom niżej w piramidzie, czyli do portfolio – zbioru projektów.
W tym miejscu, możesz zarządzać wieloma projektami na raz – Ocenić ich status, obłożenie pracą i ich postęp.
Natomiast dopiero kiedy interesują Cię pojedyncze działania, wykorzystujesz widok konkretnego projektu, w którym zawarte są zadania wszystkich użytkowników.
To co widzisz powyżej to typowy podział na zespoły (mogą być nimi także departamenty/działy), które zawierają projekty.
Wewnątrz projektów mamy:
- zadania przypisane do pracowników,
- podzadania
- system komentowania, który umożliwia wszystkim bycie na bieżąco i prowadzenie komunikacji w wątkach.
Aby odnaleźć się w powyższej strukturze, każdy użytkownik korzysta z indywidualnego konta.
Dzięki temu może niezależnie kontrolować swoje zadania i delegować je innym.
A wszystko to przy wykorzystaniu jednego z 3 możliwości obsługi Asany:
- z przeglądarki internetowej;
- za pomocą aplikacji na komputerze;
- w wersji mobilnej na telefonie.
Uproszczony cykl współpracy i zarządzania w Asanie można podzielić na 3 etapy.
Projektowanie
- Zespoły tworzą projekty i odwzorowują w nich etapy oraz obszary działania.
- Użytkownicy tworzą w projektach zadania i kamienie milowe, którym przypisywane są osoby odpowiedzialne.
Przepływ pracy i komunikacja
- Członkowie zespołów uczestniczą w realizacji projektów > są do nich przypisani, znają swoją rolę i wiedzą, za jakie zadania odpowiadają.
- Każdy może prowadzić dyskusje asynchroniczną w konkretnych wątkach i wspólnie doprowadzać zadania do ich zrealizowania.
Kontrola i zarządzanie
- Managerowie dzięki wysokopoziomowym spojrzeniu na projekt zarządzają jego etapami, statusem i kamieniami milowymi.
- Widoki takie jak oś czasu, obłożenie pracą czy statystyki projektu pozwalają każdemu skuteczniej zarządzać swoją pracą.
Jaki jest rezultat tych 3 strategii działania?
Jedno źródło prawdy i centrum zarządzania, pozwalające na usprawnienie pracy w zespołach zdalnych, ograniczenie spotkań i efektywne działanie osób, które na co dzień się nie widzą.
Teraz skoro wiesz już w pigułce, czym jest Asana, pora się dowiedzieć czym nie jest.
| Asana to nie jest | Natomiast |
|---|---|
| CRM dedykowany działaniom sprzedażowym i automatyzacji kampani | Można zintegrować Asanę z głównymi narzędziami sprzedażowymi lub odwzorować podstawowe sposoby zarządzania sprzedażą |
| Narzędzie do kontrolowania kosztorysów i rozliczania projektów | Wiele aplikacji finansowych integruje się z Asaną i wspiera budżetowanie |
| Dedykowana przestrzeń do tworzenia wewnątrzorganizacyjnej bazy danychample | Można załączać pliki i załączniki do projektów i zadań oraz zintegrować Asanę z najbardziej popularnymi narzędziami do przechowywania plików, tzw. ’chmurami’ jak Google Drive, One Drive Czy Dropbox |
W dalszej części artykułu skupimy na tym, czym Asana może być dla Ciebie i Twojego zespołu.
Poznaj timeline okresu próbnego
30 dni na sprawdzenie Asany może się wydawać długim okresem.
Natomiast z reguły ten czas zlatuje bardzo szybko.
Zanim się obejrzysz, będziesz już w połowie.
A przecież jeszcze trzeba:
- przetestować pracę w danym projekcie
- przenieść chociaż jeden proces
- zaprezentować Asanę reszcie zespołu
Żeby uniknąć ‘działania na ostatnią chwilę’, przyda Ci się plan.
Zobacz go na poniższym screenie.
W dalszej części artykułu, otrzymasz instrukcje jak podejść do każdego z 5-ciu etapów okresu próbnego.
Czas zweryfikować Asanę bez straty czasu i niepotrzebnych inwestycji!
Weryfikacja Asany w 5 krokach
Podobnie jak Ciebie, innych managerów także interesuje sprawdzenie, jak Asana przyjmie się:
- w danej branży,
- w danym zespole,
- w danym obszarze działań
Odpowiedzi na pytania pojawiają się już w połowie okresu próbnego.
Natomiast zanim dojdziesz do tego etapu, powinieneś osiągnąć trzy, kluczowe dla testów, kamienie milowe.
Zatem od czego zacząć?
Aktywacja okresu próbnego
Dostaniesz bezpłatny dostęp do tego narzędzia i możliwość zaproszenia nieograniczonej ilości użytkowników.
Nie jest to rocket science.
Zrobisz to sam.
Jednak…
Jeśli aktywujesz bezpłatny trial za naszym pośrednictwem, zyskasz dedykowany onboarding i wsparcie w języku polskim.
Bezpłatnie.
Możesz to zrobić za pomocą poniższego formularza.
[Aktywuj okres próbny z Remote Sensei]
Wypełnienie go zajmie Ci 3 minuty i będziesz miał pierwszy kamień milowy za sobą.
Po jego wypełnieniu,
- my przejdziemy do aktywacji okresu próbnego Asany
- Ty będziesz mógł wrócić do dalszej części artykułu.
Skoro już o nim mowa, jaki będzie Twój pierwszy krok po aktywacji okresu próbnego?
Poznanie funkcjonalności
Nie bez powodu 87% ankietowanych widzi bezpośredni związek między używaniem platformy zarządzania pracą a zwiększoną produktywnością.
Skuteczna adaptacja Asany ułatwia zespołom wykorzystać swój potencjał.
Dzięki wykorzystanym funkcjonalnościom użytkownicy wiedzą, za co są odpowiedzialni i na kiedy mają to dostarczyć.
Bez nowoczesnych widoków, skazani są na zarządzanie pracą w nieprzystosowanych do tego narzędziach.
Wyobraź sobie, że prowadzisz samochód bez lusterek, nie widać z jaką prędkością jedziesz i nie masz wycieraczek.
Czy będziesz mógł tak samo sprawnie, bezpiecznie i pewnie dotrzeć do celu?
Podobny problem pojawia się w środowisku pracy.
Kiedy na siłę próbujemy zarządzać projektem w mailach czy analizować obłożenie pracy w excelu, zwyczajnie nie wykorzystujemy do tego właściwych narzędzi.
Nie osiągamy pełni produktywności i prędzej czy później, zwyczajnie pojawia się frustracja i świadomość straty czasu. Tracimy motywację i rezygnujemy.
Bądźmy szczerzy… Ile można…
Z pomocą przychodzi Asana, która od 2012 roku tak rozwija interfejs i funkcjonalności, aby ułatwić managerom zarządzania projektami, a zespołom wzajemną współpracę.
Można się jednak pogubić, bo lista funkcjonalności jest długa.
W dodatku są od siebie zależne i wzajemnie się uzupełniają. Warto je poznać w odpowiedniej kolejności.
Mam dla Ciebie dobrą informację.
Nie przeczytasz o nich w tym artykule 🙂
Możesz je pobrać w oddzielnym dokumencie i poznać je w wygodnym dla Ciebie momencie.
Przygotowane materiały opracowali stratedzy i trenerzy Remote Sensei we współpracy z Asaną, tak aby ułatwić przetestowanie ich w praktyce.
Dedykowane Demo Asany wkrótce zostanie podlinkowane w tym miejscu , co jeszcze bardziej ułatwi poznanie funkcjonalności.
Jak już zapoznasz się z materiałami, czas na krok nr 3.
Wprowadzenie zespołu
Możesz się zastanawiać, dlaczego dopiero teraz dochodzi do zaproszenia zespołu.
Dzięki wcześniejszemu poznaniu funkcjonalności Asany, masz większą wiedzę na temat jej możliwości.
Łatwiej będzie Ci teraz wprowadzić pozostałe osoby – pokazać im wnętrze Asany i pomóc w pierwszym kontakcie z narzędziem.
Pokazać, praktyczne wykorzystanie i dodatkowo uargumentować zmianę, jaką niosą.
Tak jak na przykładzie poniżej:
| Problem | Funkcjonalność Asany |
|---|---|
| Brak kontroli nad zadaniami cyklicznymi jak np. faktury, publikacja postów. | Przypisanie daty cyklicznej do zadania, która spowoduje, że po jego zakończeniu zadanie automatycznie się odnowi |
| Brak widoczności, co po kolei powinno się zadziać w projekcie | Widok osi czasu, na której widać zadania i kamienie milowe do których prowadzą |
| Trudności w zarządzaniu własnymi zadaniami. | Przejrzysty widok kalendarza z zadaniami podzielonymi na poszczególne dni pracy |
| Nie wiadomo jakie jest obłożenie poszczególnych członków zespołu | Oddzielna funkcjonalność Portfolio, w której zarządzanie wieloma projektami staje się łatwiejsze, m.in. dzięki widoczności obłożenia każdego z użytkowników Asany. |
| Długi proces przygotowania agendy na spotkanie, nie jest jasne kto za co odpowiada. | Zaawansowane wyszukiwania w Asanie, dzięki którym szybko przygotujesz listę zadań np. O wysokim priorytecie, do zrobienia w ciągu 2 tygodni czy takich już po przekroczeniu czasu realizacji. |
| Komunikacja w wielu wątkach prowadzi do gubienia informacji | Wykorzystanie wewnętrznej skrzynki odbiorczej Asany do komunikacji oraz wymiana informacji w komentarzach konkretnych zadań. |
W ten sposób zwiększasz prawdopodobieństwo, że Asana zostanie zaakceptowana przez wszystkich.
Z Twoją pomocą, zaangażowane osoby zyskają niezbędną wiedzę o jej możliwościach, a to otworzy drzwi do konstruktywnej rozmowy na temat jej wdrożenia.
Cyfrowa transformacja jednak jest trudna. Często stare nawyki są tak zakorzenione, że zmiana powoduje niechęć, opór, a nawet strach. Rzadko zdarza się, że pracownicy chętnie podchodzą do nowości, które wymagać będą od nich rewolucji mindsetowych.
Wysiłek jest warty zachodu, co potwierdzają organizacje będące już po tych zmianach.
Jak zatem wprowadzić nowe osoby do Asany?
Są 2 sposoby, które rekomendujemy:
Samodzielny
- Umów demo online z przyszłościowymi użytkownikami Asany. Umawiając, wytłumacz czemu ma służyć i co z tego wyciągną.
- Dodaj nowych użytkowników, zapraszając ich do danego zespołu lub projektu.
- Zapewnij im dostęp do opisów funkcjonalności poszczególnych planów.
- Zdecydujcie wspólnie, jakie projekty chcecie wprowadzić do Asany w fazie testów.
- Przekaż informację, do kiedy macie okres próbny i zachęć do wspólnego testowania.
Z Remote Sensei
- Aktywuj okres próbny jeśli tego nie zrobiłeś.
- W odpowiedzi na maila wybierz dogodny termin na demo Asany z naszym trenerem.
Pozostałe działania będą inicjowane przez dedykowanego trenera, który pomoże Wam w testach.
Niezależnie od tego którą opcję wybierzesz, po wprowadzeniu nowych osób pora rozwinąć architekturę informacji w Asanie.
Wdrożenie struktur i projektów
Jesteś w drugiej części okresu próbnego.
To oznacza, że:
- pozostałe osoby zaangażowane mają dostęp do Asany,
- wszyscy znacie podstawowe funkcjonalności i możecie je testować w praktyce,
- wiecie czemu służy testowanie Asany i jakich zmian się spodziewacie po wdrożeniu narzędzia do zarządzania.
Czas odwzorować praktyczne przepływy pracy i projekty.
Dzięki temu potwierdzisz, jakie zespoły będą korzystać z Asany oraz jakie projekty wprowadzicie do Asany.
Możliwe, że taki proces wykonujesz po pierwszy raz, bo dawne narzędzia zarządzania nie przewidywały takiej możliwości.
Być może nie dysponujesz mapą projektów.
Dla ułatwienia zobacz, jak prezentują się przykładowe zespoły i ich projekty na poniższym screenie.
W tym przypadku projektami są obszary działań, na które składa się większa ilość zadań np. w obszarze onboardingu nowego pracownika, kampanii marketingowej czy zgłoszeń IT.
Każdy z tym obszarów (projektów) będzie uzupełniany o zadania tworzone przez użytkowników Asany.
Zanim zaczniecie wprowadzać zadania, przygotuj listę takich projektów, które jako pierwsze mogłyby zostać wprowadzone do Asany.
Mogą Ci w tym pomóc inni team liderzy i osoby koordynujące projekty.
Istotnym jest, aby osoby, których dotyczy testowanie i wdrożenie Asany, mogły ‘być sprawcze’ w tym procesie.
Każdy nowy użytkownik Asany powinien mieć możliwość sprawdzenia praktyce, co to znaczy:
- stworzyć projekt
- ustawić jego sekcje i etapy
- wprowadzić i oddelegować zadania
- dostosować widoki do swoich potrzeb
Zdziwisz się, jaką wartość niesie zaangażowanie i spostrzegawczość wszystkich członków zespołów.
Im więcej poznacie w praktyce tym lepiej.
Im więcej doświadczycie problemów i niełatwych sytuacji, tym lepiej.
Pamiętaj, jesteście jeszcze na etapie testów.
To czas na metodologię ‚prób i błędów’, dzięki której każdy skonfrontuje się z Asaną i dzięki praktyce będzie zwyczajnie lepiej ją wykorzystać.
To jeszcze przed Wami.
Po wdrożeniu podstawowych struktur, pozostaje ostatni etap.
Wybranie planu
Asana oferuje 4 rozwiązania:
- Basic (bezpłatną wersję Asany),
- Premium
- Business
- Enterprise
W realizowanych projektach i materiałach edukacyjnych skupiamy się głównie na wersjach płatnych.
Po 2 latach wdrożeń zrozumieliśmy, że:
- inwestycja w te plany znacznie się zwraca,
- ich funkcjonalności są niezbędne w dzisiejszych czasach.
Sam plan premium oferuje aż 16-ście dodatkowych rozwiązań, które ponadprzeciętnie pomagają zwiększyć produktywność zespołów.
Jeśli po przeczytaniu rozdziału ‘Poznanie funkcjonalności’ zgłosiłeś się po materiały, to najpewniej masz je już na mailu.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zachęcam abyś to zrobił teraz.
To będzie dla Ciebie i Twojego zespołu najprostszą drogą zrozumienia różnic między planami.
Otrzymane dokumenty na tym etapie mogą Ci się wydać… zaawansowane.
To trochę tak jakbyś miał przeczytać różne programy i funkcje, które oferuje Twoja zmywarka
Mam dla Ciebie kolejną dobrą wiadomość 🙂
A raczej motywacyjną przypominajkę.
W czasie 30-dniowego Asana triala zyskasz możliwość przetestowania funkcjonalności w praktyce.
A nasz zespół Ci w tym pomoże.
Dzięki temu podejmiesz świadomą decyzję, który Plan Asany jest dla Was odpowiedni i dopasujesz wydatki do realnych potrzeb Waszego zespołu.
Przejdź do podsumowania poniżej, aby podjąć pierwsze działania i zacząć uzasadnioną weryfikację Asany w swoim środowisku pracy.
Podsumowanie
- Zmapuj obecne wyzwania i założenia dot. wdrożenia Asany.
- Aktywuj okres próbny. Możesz to zrobić tutaj.
- Poznaj funkcjonalności Asany. Pobierz dokumenty tutaj.
- Wprowadź pozostałych członków zespołu do Asany.
- Przerzuć struktury i projekty do Asany.
- Wybierz docelowy plan.
for freedom.