Case study

Jak Vufinder Studios ustandaryzował proces produkcji filmowej dzięki Asanie

Branża Dom wirtualnej produkcji filmowej
Lokalizacja: Warszawa (biuro + studio filmowe)
Najwięksi klienci: Carlsberg, One Plus, Air Wick, Bosch, Vanish, Polsat, Finish, TOTAL, Play, Interwetten
Zestaw narzędzi użyty w transformacji
Asana

aplikacja do zarządzania pracą

Salesforce

CRM

Google Drive

przechowywanie plików

Adobe Photoshop

program do obróbki zdjęć i obrazów graficznych

Blender

program do modelowania obiektów 3D

MidJourney

program AI do generowania obrazów

Unreal Engine

silnik graficzny

Miro

aplikacja do zarządzania pracą

Parę słów o organizacji

VuFinder Studios to wyróżniające się w Polsce studio Full-Service Virtual Production. Zespół zdolnych artystów realizuje wielkie projekty, wyznaczając jednocześnie standardy produkcji wirtualnej – dynamicznie rozwijającej się odnogi branży filmowej.

Przed

Po

Wstęp

Wyzwanie

W organizacji VuFinder Studios, jak to często bywa w domach produkcyjnych realizujących wysokobudżetowe projekty, pojawiły się wyzwania związane z zarządzaniem.

Pełen pasji i kreatywności dział Enviro (zespół grafików produkcji wirtualnej), stosował tradycyjne narzędzia, takie jak arkusze kalkulacyjne i e-maile, aby koordynować etapy tworzenia wirtualnych środowisk do produkcji filmowej. Począwszy od Kick offu, aż do etapów Prelightu i Shootingu.

To podejście, choć działało na początku, zaczęło stawać się przeszkodą przy większej ilości produkcji.

Szczególnie, gdy te były wymagające, a członkowie zespołu musieli w pełni wykorzystać swój potencjał aby spełnić oczekiwania klientów.

Bez centralnej platformy, która łączyła kamienie milowe, etapy i zadania, to nie było łatwe.

Członkowie zespołu zaczęli odczuwać frustrację. Praca stawała się mniej efektywna, a bardziej przytłaczająca. Brakowało spójności i klarowności.

Rozwiązanie

Wdrożenie Asany w 3 etapach

Zmapowanie procesu z jego optymalizacją

Pełne poznanie Asany i dobrych praktyk wykorzystania

Przeniesienie procesu z wypracowaniem standardów komunikacji

Etap 01

Zmapowanie procesu z jego jednoczesną optymalizacją

Pomocnym we wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami, jest wcześniejsze zmapowanie obszaru pracy, który zostaje do niego przeniesieny.

Po setkach przeprowadzonych mapowań, do najszczęściej potrzebnych zaliczamy mapowanie:

  • struktury organizacji,
  • procesów wewnątrz-zespołowych,
  • procesów angażujących wiele zespołów.
W przypadku VuFinder Studios, mapowany był proces koordynacji wirtualnej produkcji. Zaczeliśmy od pogłębienia zrozumienia wyzwań, które regularnie pojawiały się w procesie. Uwidoczniły się one w czasie analizy macierzy RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), która docelowo miała określić kolejność działań, role i odpowiedzialności w procesie. Po wspólnej burzy mózgów i wstepnym przenieseniu macierzy na mapę procesu, wszyscy widzieliśmy gdzie pojawiają się pierwsze nieścisłości, będące głównymi źródłami frustracji i opóźnień. Z kompletną listą wyzwań, rozpoczęliśmy serię spotkań, w trakcie których szczegółowo zmapowaliśmy istniejący proces. Ustaliliśmy kolejno:
  1. Etapy procesu
  2. Kamienie milowe wieńczące etapy
  3. Kluczowe zadania wraz z zależnościami
  4. Osoby odpowiedzialne
Dzięki przejrzystości etapów i następujących po sobie działań, wyeliminowane zostały zbędne kroki, co w rezultacie (stan na 3 miesiące po zakończeniu projektu) zwiększyło ogólną wydajność zespołu.

Rezultaty

Pełne zrozumienie kolejności działań i zależności między pracą różnych osób

Wyeliminowanie wydłużonej komunikacji w procesie (jeszcze na poziomie mapy)

Etap 02

Poznanie Asany i dobrych praktyk jej wykorzystania

Po zmapowaniu procesu przyszedł czas na zapoznanie zespołu VuFinder Studios z Asaną.

Dlaczego teraz, a nie po przeniesieniu procesu?

Po przetestowaniu wielu metod nauczania, zauważyliśmy że ta kolejność korzystnie wpływa na cały proces wdrożenia Asany.

Uczestnicy w tym etapie zyskują możliwość poznania Asany, przed przeniesieniem procesu, tak aby w trakcie migracji mogli się w niej swobodnie odnajdywać i łączyć jej funkcjonalności z poszczególnymi działaniami w procesie.

Takie podejście przyspiesza wdrożenie Asany i daje wszystkim uczestnikom większą sprawczość.

Przed przystąpieniem do szkoleń aktywowaliśmy 30-dniowy, bezpłatny okres próbny Asany.

Jest to jeden ze standardów naszych programów wdrożeń, pozwalający na swobodne testowanie pełnej wersji Asany, przeprowadzenie szkoleń i w rezultacie wybranie odpowiedniego planu.

W trakcie tego etapu:

  • przeprowadziliśmy dedykowane szkolenia,
  • uspójniliśmy wiedzę z zakresu wykorzystania Asany,
  • pokazaliśmy praktyki skutecznego wykorzystania Asany.
VuFinder Studios zyskało zrozumienie jak wykorzystać możliwości Asany w praktyce, wykorzystując przy tym najlepsze praktyki. To oznaczało, że każdy w zespole był w stanie efektywnie korzystać z narzędzia i przyczyniać się z łatwością do sukcesu realizowanych projektów.

Rezultaty

Etap 03

Przeniesienie procesu z wypracowaniem standardów komunikacji i pracy w Asanie

Zmapowany proces + Wiedza z zakresu Asany = Gotowość wdrożenia procesów.

Po zyskaniu gotowości wdrożenia rozpoczęliśmy etap migracji procesu.

Był to okres intensywnego działania, mającego na celu zapewnienie płynnego przejścia na nową platformę i efektywnej pracy zespołu VuFinder Studios.

01. Migracja Procesu

Na podstawie mapy procesu stworzonej w Etapie 1, rozpoczęliśmy serię warsztatów dedykowanych jego migracji do Asany.

Kierowaliśmy się tą samą kolejnością, co podczas mapowania, stopniowo przekładając kolejne elementy procesu na architekturę informacji i funkcjonalności Asany.

Poza Asaną W Asanie
Etapy procesu Sekcje w projekcie
Koniec etapu Kamień milowy
Działania/Kroki Zadania
Wykorzystywane materiały Linki w opisie projektu i w zadaniach
Katalogowanie zadań Wybrane pola niestandardowe i tagi
Os. odpowiedzialna Przypisanie zadania do wybranej osoby

Dostosowywaliśmy także bardziej złożone funkcjonalności jak:

  • templatki zadań,
  • zależności,
  • reguły

02. Symulacja Procesu

Skoro już mieliśmy odtworzony proces w Asanie, szkoda było go nie przetestować 🙂

Wspólnie z całym zespołem Enviro, spotkaliśmy się na żywo aby przeprowadzić pełną symulację procesu.

Celem było przejście przez każdy jego etap, zadanie i kamienie milowy; oraz zaangażowanie każdego członka zespołów na poszczególnych etapach procesu, czyli kolejno:

  1. Kick Off – inicjacja i organizacja projekt
  2. Look Development – przygotowanie i akceptacja moodboardu i storyboardu
  3. Blocking –  przygotowanie i akceptacja draftu sceny wirtualnej
  4. Scene Assembly – przygotowanie i akceptacja sceny wirtualnej
  5. VP Prelight – testy na hali poprzedzające zdjęcia
  6. Shooting – zdjęcia
  7. Closing project – zamknięcie etapu produkcji

Warsztaty symulacyjne były cennym doświadczeniem dla zespołu VuFinder Studios.

Każdy z uczestników mógł odegrać swoją rolę związana z procesem. Przeszliśmy przez częste use case’y, przykłady komunikacji, czy reagowanie na ad-hockowe zadania.

W trakcie symulacji uczestnicy mieli możliwość praktycznego eksperymentowania i uczenia się na błędach.

03. Utrwalenie Zmian

W tym etapie zespół VuFinder Studios już pracował w Asanie.

22.09.23 (pare dni po symulacji) ogłosiliśmy Asana Launch Day.

Od tego dnia nie było odwrotu 😀

Asana stała się centralnym narzędziem współpracy dla zepsołu Enviro, i miejscem zarządzania produkcjami filmowymi dla rosnącej listy klientów.

Bezpośrednio po przejściu na pracę w Asanie, skoncentrowaliśmy swoją uwagę na utrwaleniu wprowadzonych zmian i zapewnieniu, że korzystanie z Asany stanie się standardem w organizacji.

Działania obejmowały:

  • finalizowanie konfiguracji Asany,
  • przegląd wykorzystania Asany,
  • cotygodniowe konsultacje i zasilanie zespołu materiałami edukacyjnymi,
  • wsparcie w utrwalaniu konwencji pracy i komunikacji.

W ten sposób zakończyliśmy nasz projekt, osiągając cele migracji procesu i tym samym wdrożenia Asany.

Sukces projektu został potwierdzony przez uczestników jako pełną gotowość do pracy i komunikacji w Asanie, zgodnie z przyjętymi konwencjami i strukturą przeniesionego procesu.

Kilka tygodni wystarczyło aby także potwierdzić:
Trójetapowa transformacja cyfrowa przyczyniła się do zwiększenia efektywności i wydajności pracy, co stanowiło klucz do sukcesu projektów w przyszłości.

Z zespołem grafików w każdym miesiącu mamy przynajmniej kilka projektów idących jednocześnie, więc asana ratuje nam tu organizacje pracy i błyszczy przy tylu zmiennych, które się teraz dzieją.

Adam Oraczewski, Virtual Environment Coordinator

Końcowe Rezultaty

Stworzyliśmy system, który umożliwia wszystkim grafikom zaangażowanym w projekt bieżące śledzenie postępów prac oraz dostęp do niezbędnych materiałów.

Możliwe stało się włączenie do projektu specjalistów, którzy na co dzień nie są częścią organizacji.

Zmiany pozwoliły nie tylko na podejmowanie się większej ilości zleceń w ciągu miesiąca, ale również pewność, że zespół Vufinder jest w stanie udźwignąć te większe i znacznie bardziej złożone produkcje.

Case study to za mało?

Chcesz dowiedzieć się o wszystkich szczegółach transformacji cyfrowej i jak możemy ją przeprowadzić w Twojej organizacji?

This site is registered on wpml.org as a development site. Switch to a production site key to remove this banner.