
01
Przed Asaną - wyzwania
Przed rozpoczęciem współpracy z Asaną, Ecobean zarządzał zadaniami przy użyciu rozproszonych narzędzi, takich jak e-mail, arkusze Google i notatki. Te tradycyjne metody szybko przestały spełniać potrzeby rosnącej firmy.
Trudność w ustalaniu priorytetów, przez co częste „pilne” zadania wybijały z rytmu pracy.
Brak centralnego miejsca do przechowywania informacji, co wydłużało czas potrzebny na ich odnalezienie.
Kłopoty z koordynacją działań między zespołami, które prowadziły do opóźnień i gubienia się zadań.
Te wyzwania nie tylko utrudniały codzienną pracę, ale także hamowały dalszy rozwój organizacji, szczególnie w obszarach wymagających precyzji i sprawnego działania zespołowego.
Jak powyższe wyzwania wpływały biznes?
- Trudność w ustalaniu priorytetów, przez co częste „pilne” zadania wybijały z rytmu pracy.
- Brak centralnego miejsca do przechowywania informacji, co wydłużało czas potrzebny na ich odnalezienie.
- Kłopoty z koordynacją działań między zespołami, które prowadziły do opóźnień i gubienia się zadań
02
Dlaczego Asana
Rosnąca liczba projektów oraz konieczność koordynacji działań pomiędzy rosnącymi zespołami wymagały wprowadzenia narzędzia, które zapewniłoby przejrzystość i płynność w codziennej pracy.
Wcześniejsze korzystanie z rozproszonych narzędzi, takich jak e-maile czy arkusze Google, powodowało trudności w ustalaniu priorytetów, monitorowaniu postępów oraz przechowywaniu informacji w jednym miejscu.
Wybór Asany był naturalnym krokiem, ponieważ umożliwiła ona centralizację zarządzania projektami i zadaniami w jednym środowisku.
Kluczowe było, aby każde zadanie miało jasno określoną osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji, co miało pozwolić na uniknięcie chaosu informacyjnego. Intuicyjny interfejs oraz integracji z innymi narzędziami, jak Gmail czy Google Calendar, miały wesprzeć codzienną efektywność zespołu.
Aby zapewnić skuteczne wdrożenie i pełne wykorzystanie potencjału Asany, Ecobean zdecydował się na współpracę z zespołem ekspertów Remote Sensei. W ramach trzymiesięcznego programu wdrożeniowego, specjaliści Remote Sensei przeprowadzili zespoły Ecobean przez kluczowe etapy implementacji narzędzia. Wsparcie obejmowało m.in. szkolenia, konfigurację kont zgodnie z ustalonymi standardami oraz warsztaty pozwalające zrozumieć i efektywnie wykorzystać funkcjonalności Asany w codziennej pracy.
Dlaczego Asana - w skrócie
Chcieliśmy mieć jedno miejsce, w którym możemy efektywnie zarządzać naszymi projektami, monitorować postępy i usprawniać współpracę w dynamicznie rozwijającym się zespole.
Jak wdrożyć Asanę - rekomendacje klienta
- Zacznijcie od jednego, kluczowego obszaru pracy, aby skutecznie wdrożyć Asanę. Nie próbujcie od razu przenosić całej komunikacji i wszystkich procesów organizacji do nowego narzędzia. Zamiast tego wybierzcie konkretny typ spotkań lub obszar, który szczególnie wymaga usprawnienia – na przykład komunikację pomiędzy kierownikami.
- Stwórzcie w Asanie jeden modelowy projekt, który pokaże, jak narzędzie może wspierać codzienną pracę, organizację zadań i monitorowanie postępów.
Dzięki takiemu podejściu inni pracownicy będą mieli okazję zobaczyć realne korzyści i praktyczne zastosowanie Asany, co może zachęcić ich do włączenia jej do własnych procesów.
Taka “oddolna” adaptacja narzędzia jest znacznie bardziej efektywna niż narzucanie go odgórnie, ponieważ buduje naturalne zaangażowanie zespołu i ułatwia pełne wdrożenie w całej organizacji.
03
Po Asanie - zmiana
Wprowadzenie Asany całkowicie odmieniło sposób pracy zespołów w Ecobean.
Firma od samego początku zmagała się z problemami związanymi z rozproszoną komunikacją i brakiem centralnego miejsca do zarządzania zadaniami. Przed wdrożeniem Asany pracownicy często tracili czas na szukanie potrzebnych informacji w różnych narzędziach i kanałach komunikacji, co prowadziło do opóźnień oraz chaosu organizacyjnego.
- Dzięki Asanie zespół Ecobean zyskał jedno miejsce, w którym może planować, koordynować i monitorować wszystkie projekty oraz zadania.
- Narzędzie umożliwiło uporządkowanie pracy, wyeliminowanie zbędnych e-maili oraz usprawnienie współpracy między działami.
- Każdy członek zespołu dokładnie wie, co ma do zrobienia, kto odpowiada za poszczególne elementy projektu i w jakim terminie zadania muszą zostać wykonane.
- Z kolei menedżerowie mogą z łatwością monitorować postępy i odpowiednio reagować na zmieniające się priorytety.
Jakie mierniki uległy zmianie po wdrożeniu Asany?
- Zwiększenie produktywności
- Poprawa ogólnej kultury pracy, która teraz opiera się na przejrzystości i lepszym zarządzaniu czasem
- Redukcja czasu poświęconego na szukanie potrzebnych danych
- Zmniejszenie opóźnień w realizacji zadań i projektów
- Przyspieszenie komunikacji między członkami zespołów i działami
- Zwiększenie poczucia kontroli nad projektami wśród menedżerów
Krótki komentarz od Remote Sensei
Wdrożenie Asany w Ecobean to przykład tego, jak zmiana kultury pracy i centralizacja zadań i projektów może wesprzeć dynamiczny rozwój startupu, niezależnie od branży.
Dzięki dobrze zaplanowanym procesowi implementacji zespół Ecobean uniknął wydłużonego wdrożenia metodą prób i błędów, szybko zyskując pełną kontrolę nad swoimi projektami, od najdrobniejszych zadań aż po strategiczne inicjatywy.
Asana pozwoliła firmie nie tylko uporządkować codzienną pracę, ale także stworzyć kulturę współpracy opartą na przejrzystości i efektywności, co jest kluczowe dla innowacyjnych i zrównoważonych działań. Wzór do naśladowania