Case study
Jak Instytut Matki i Dziecka przyspieszył proces opiniowania dzięki Asanie i zmianom w sposobie zarządzania pracą
Instytut Matki i Dziecka
| Branża | Ochrona zdrowia |
| Lokalizacja | Warszawa i zdalnie |
| Najwięksi klienci | DADA, Carbotex, Bella, Rodowita, PINIO, Rücken |
| Zespół | 15 osób |
Zestaw narzędzi
Asana Advanced
aplikacja do zarządzania pracą
Microsoft Sharepoint
przechowywanie plików
Microsoft Teams
bieżąca komunikacja
Przed
- Za duża ilość przepływów pracy do skoordynowania przez mały zespół bez automatyzacji
- Opóźnienia w realizacji zadań i występowanie wydłużeń projektów
- Brak wspólnych standardów pracy w środowisku Asany
- Zwiększone koszta operacyjne w związku z czasem poświęcanym na pracę manualną i dużą ilość spotkań
Po
- Zautomatyzowany proces i stabilna realizacja projektów bez zwiększenia ilości osób zaangażowanych.
- Skrócenie czasu realizacji etapów w projekcie i zwiększenie precyzji planowania
- Wdrożenie skutecznych praktyk zarządzania procesami i pracą indywidualną w Asanie
- Mniejsze zapotrzebowanie na spotkania i jedno źródło prawdy z aktualnym statusem działań (Asana)
Wstęp
Wyzwanie
Instytut stanął przed wyzwaniem optymalizacji procesu opiniowania.
Proces ten zakłada obsługę firm różnego rozmiaru, które przechodzą przez proces uzyskania certyfikatu Instytutu.
Przy mniejszej ilości klientów, zespół polegał na dokumencie opisującym przebieg procesu i mógł bezpiecznie realizować kilka projektów symultanicznie.
Problemy zaczęły się pojawiać kiedy lista klientów urosła…
Wraz ze wzrostem listy obsługiwanych klientów, wzrosła potrzeba precyzji w planowaniu i realizacji projektów.
Niestety w obecnym środowisku pracy to było trudne.
Aby utrzymać terminową realizację projektów, zespół opiniownaia przerzucił się na ‘tryb operacyjny’, w trakcie którego realizował sprawy bieżące i bardzo dużą liczbę zadań.
To nie mogło trwać długo…
Decyzją liderki zespołu opiniowania rozpoczęliśmy projekt którego podstawą było dostosowanie sposobu pracy i komunikacji do stale powiększającej się bazy klientów.
Rozwiązanie
Wdrożenie zmian w 5 etapach
Etap 1
Audyt
Jak często bywa w tego typu projektach, audyt okazał się fundamentalnym etapem…
Celem było zdefiniowanie rozwiązań dla głęboko leżących problemów, które zaobserwowane były w obszarach komunikacji i zarządzania pracą.
Chcieliśmy odpowiedzieć na pytanie:
Co należy zmienić, aby przy tej samej ilości osób obsłużyć taką liczbę klientów, która teraz jest przytłaczająca?
- zadania ‘wrzutki’ destabilizujące pracę zespołu
- brak znajomości Asany uniemożliwiający jej pełną adaptację
- brak wspólnych standardów pracy i komuniacji w procesie
Za nim doszliśmy do odpowiedzi, pogłębialiśmy zrozumienie przyczyn obecnej sytuacji.
01. Problemy z efektywnością i zarządzaniem czasem
02. Komunikacja i współpraca
03. Koszty operacyjne i zarządzanie projektami
Wyższe koszty operacyjne były wynikiem 'pracy dla pracy’ i braku wykorzystania powtarzalnych metod zarządzania. Projekty były zarządzane manualnie, bez jasnych szablonów czy automatyzacji, co prowadziło do zużycia większej ilości zasobów.
Wnioski z audytu stworzyły solidną podstawę do dalszych etapów projektu.
Dzięki serii spotkań zidentyfikowaliśmy głęboko leżące problemy, a wymierna ankieta pokazała obraz obecnej sytuacji w zespole.
Innymi słowy - wiedzieliśmy nad czym pracować
Rezultaty
- Uzyskanie wspólnej wizji wdrożenia i zmian w zespole
- Action plan wdrożenia zmian i osiągnięcia wybranych mierników
Etap 2
Mapowanie i migracja procesu
01. Mapowanie
Takie przedstawienie procesu nie dawało jasnego zrozumienia kolejno następujących po sobie etapów i zadań.
Dodatkowo, umieszczanie opisów procesów w dokumentach, które były daleko od kontekstu pracy – czyli w trakcie wystawiania opinii o produkcie – są po prostu bezużyteczne, bo nikt do nich nie zagląda.
- zwiększyć jasność i przejrzystość pracy
- przyspieszyć szybkość interpretacji
- ułatwić aktualizacje i optymalizacje
- uspójnić zrozumienie:
- zwiększyć jasność i przejrzystość pracy
- zależności
- kolejno następujących po sobie kamieni milowych
Podczas dedykowanych warsztatów mapowaliśmy kolejne elementy procesu, wykorzystując sprawdzony, autorski framework
- zwiększyć jasność i przejrzystość pracy
- odpowiedzialności
- kamieni milowych
- zależności
- czasu trwania zadań i etapów
- punktów automatyzacji
- przepływów pracy do skrócenia
- najczęstszych roadblocków
- integracji Asany z innymi narzędziami
Warto podkreślić, że na tym etapie nadal operowaliśmy na ‘teoretycznym rozumieniu procesu’.
Dopiero po uzyskaniu finalnej wersji procesu w diagramie blokowym, mogliśmy przejść do migracji i wyczekiwanej symulacji.
02. Migracja
Wspólnie przystąpiliśmy do przeniesienia kolejnych elementów procesu do Asany.
W związku z tym, że zespół już korzystał na tym etapie z Asany, zaczęliśmy ten etap od rekonfiguracji struktur w Asanie.
Kluczowym dla powodzenia tego etapu było nieprzerwanie codziennych obowiązków. Nie chcieliśmy aby na jakimkolwiek z etapów zespół odczuł, że wdrożenie utrudnia realizację obecnie aktywnych procesów. Dlatego migrację realizowaliśmy krok po kroku, stopniowo dokładając kolejne elementy.
Do głównych działań należały:
- Rekonfiguracja struktury zespołu i projektów w Asanie.
- Rekonfiguracja etapów procesu.
- Przygotowanie szablonów zadań.
- Ustawienie kamieni milowych i czasu realizacji procesu.
- Budowa automatyzacji.
Przekształciliśmy teoretyczne mapowanie procesu w praktyczne, zautomatyzowane działania.
To co ważne z punktu widzenia zarządcy procesu to fakt, że założenia jakościowe procesu opisane wcześniej w dokumencie, do którego rzadko kto zaglądał, teraz byłī dostępne w momencie wykonywania danej częsci procesu. Pozwoliło to o wiele lepiej utrzymywać założoną jakość tego procesu.
Przyszedł czas na to aby zespół mógł w najlepszy możliwy sposób zarządzać całym procesem i pojedynczymi zadaniami.
Rezultaty
- Pełne zrozumienie przebiegu procesu przez jego uczestników.
- Zoptymalizowany proces odtworzony w Asanie, gotowy do wykorzystania.
- Instrukcje utrzymujące jakość procesu znalazły się najbliżej kotekstu pracy jak to możliwe, czyli w czasie wykonywania danego zadania
Etap 3
Praktyczne wykorzystanie Asany
Zrozumienie jak wykorzystać Asanę w codziennej pracy nie polegało jedynie na nauczeniu się obsługi narzędzia.
Narzędzie samo w sobie nie rozwiązuje problemów.
Jak zawsze podczas warsztatów, skupiliśmy się na przekazaniu najlepszych praktyk, które rzeczywiście poprawiają codzienną pracę.
Zależało nam na tym aby uczestnicy procesu mogli jeszcze lepiej wykorzystać swój potencjał, testując i wdrażając nowe nawyki pracy.
- jak zaplanowac tydzień w Asanie
- jak pracować w głębokiej koncentracji
- jak skutecznie korzystać z raportów i automatyzacji
- jak skutecznie zarządzać skrzynką odbiorczą i powiadomieniami
- jak wykorzystać Asanę podczas planowania i spotkań
- jak budować wspólne konwencje pracy i komunikacji w Asanie
Była to istotna zmiana w myśleniu — Asana zaczynała być integralnym elementem pracy, a nie tylko kolejną aplikacją w ekosystemie narzędzi.
Takie podejście zapewnia trwałe wdrożenie Asany i mierzalne rezultaty. Praktyczne wykorzystanie Asany, zaowocowało znaczącym wzrostem zaangażowania i wydajności.
Zespół, dzięki lepszemu zrozumieniu narzędzia już na tym etapie zwiększył wydajności i przystąpił do dalszej optymalizacji procesu.
Etap 4
Symulacja i testowanie przepływów pracy
Po wprowadzeniu procesu do Asany i praktycznym przetestowaniu praktyk pracy w tym narzędziu, mogliśmy rozpocząć symulacje i testowanie procesu w praktyce.
Celem tego etapu było upewnienie się, że zmapowane przepływy pracy działają w praktyce tak, jak zostały zaplanowane.
Rozpoczęliśmy od warsztatów symulacyjnych, podczas których przeszliśmy przez przykładowy scenariusz wykorzystania procesu od początku do końca.
Każdy z uczestników mógł doświadczyć jak zadania w procesie są od siebie zależne i na co zwrócić uwagę w kolejnych tygodniach testowania procesu.
Skupiliśmy się na tym, jak zespół radzi sobie z planowaniem, koordynacją działań, komunikacją i reagowaniem na nieprzewidziane zmiany. Dzięki testom identyfikowaliśmy na bieżąco wszelkie nieścisłości, które wpływały na wydajność pracy.
Testowanie obejmowało także integrację Asany z innymi narzędziami używanymi przez zespół, aby upewnić się, że wszystkie systemy współpracują ze sobą płynnie.
Końcowy rezultat testów dał pełną pewność, że przepływy pracy są nie tylko teoretycznie, ale i praktycznie gotowe do wdrożenia.
Rezultaty
- Zespół potwierdził gotowośc pracy w zoptymalizowanym procesie, uwzględniając nowe nawyki standardy pracy.
- Skrócony czas aktywacji procesu (obsługi nowego klienta)
Etap 5
Utrwalenie kierunku zmian
Po udanej symulacji i testowaniu, nadszedł kluczowy moment – utrwalenie kierunku zmian.
Wymagało to konsekwentnego stosowania wypracowanych metod i dbałości o to, by każdy członek zespołu mógł efektywnie korzystać z Asany.
W ramach tego etapu skoncentrowaliśmy się na monitorowaniu, jak zespół przyzwyczaja się do nowych narzędzi i procesów.
Regularnie analizowalismy efektywność wdrożonych rozwiązań, a wszelkie pojawiające się trudności były natychmiast adresowane.
Etap oparliśmy o systematyczne spotkania grupowe i 1/1, które miały na celu omówienie postępów i ewentualne dostosowanie strategii działania, tak by cały zespół czuł się pewnie w nowym środowisku pracy.
Dzięki temu podejściu udało się nie tylko utrwalić wprowadzone zmiany na poziomie:
- zarządzania zespołem
- zarządzania procesem
- pracy indywidualnej
- pracy zespołowej
Zespół nie tylko nauczył się korzystać z Asany, ale także zyskał świadomość, jak narzędzie to może być kluczowe w dalszej ewolucji i doskonaleniu procesów wewnętrznych.
Utrwalenie kierunku zmian stało się fundamentem dla dalszego wzrostu efektywności oraz spójności działań.
Finalnym rezultatem było potwierdzenie przez uczestników wpływu wdrożenia na ich codzienną pracę i odczuwalne zwiększenie kontroli nad realizowanymi projektami.
Przed
Po
Końcowe Rezultaty
W wyniku wdrożenia udało się stworzyć system, który znacząco podniósł efektywność zespołu. Dzięki optymalizacji procesu opiniowania w Asanie, zespół może realizować projekty znacznie szybciej.
Praca w procesie przepływa obecnie w ustalonej jakości zakładanej przez początkowo wielostronnicowy dokument opisujący go.
Zredukowaliśmy koszta operacyjne, dzięki eliminacji zbędnych działań, a usprawnienie komunikacji między członkami zespołu sprawiło, że współpraca stała się bardziej efektywna.
System umożliwił bieżące śledzenie postępów prac i zapewnił dostęp do niezbędnych materiałów wszystkim zaangażowanym osobom, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.
W efekcie zespół może podejmować się bardziej złożonych projektów, mając pewność, że jest w stanie udźwignąć ich większą ilość.
Z Asany mój zespół korzystał już wcześniej, ale dopiero projekt wdrożeniowy z Remote Sensei pokazał nam prawdziwy potencjał tego narzędzia.
Dzięki potraktowaniu tematu bardzo szeroko oraz skupieniu się na także indywidualnych potrzebach każdej z osób w zespole osiągnęliśmy oczekiwany rezultat. Teraz nie wyobrażamy sobie codziennego działania bez Asany.
Parafrazując słynny cytat „Jeśli czegoś nie ma w Asanie to nie istnieje”.
Aleksandra Świeboda
Kierownik Działu Ocen i Rozwoju Współpracy
for freedom. 